目前，我国有相当一部分水泥集团的备品备件采购，包括众多物流服务环节等，由该水泥集团所属各分公司独立完成。在这种运作模式下，由于各分公司相互之间的业务沟通较少，所以流通效率明显不高。

为此，集团企业应改变原有的运作模式，对备品备件实行集约化管理。

基础数据的管理

1.备件编码和基础数据管理。编码要涵盖每个单位所需的备品备件，编码方式可按大类、小类、备件名称、规格依次编码;备件基础数据要明确备件的单位、库存量。

2.库位管理和备件存放状态管理。要明确具体备件的存放状态，即备件的存放库位和该库位的存放量，以便取发货。

3.审核流程管理。为需要审批的业务设定审核流程，包括审核级别和各级别的审核人。注意同一级别审核流程可以有不同的审核人，同一审核人不允许属于不同级别审核流程。

计划管理

1.申请计划录入。各单位把本单位提交的月计划和紧急计划归并成符合条件的备件代码，利用终端输入，目的是汇总采购计划，同时作为本单位领料出库的依据。如果在备件代码表中找不到申请计划的备件，就需要先添加代码，然后再录入申请计划。录入人员可以修改申请计划，但汇总后不再允许修改。

2.申请计划汇总维护。计划人员根据当前库存情况、库存定额、库存分配量进行综合平衡计算出实际采购数量，同时根据系统提供的计划单价计算出采购金额，生成采购计划，以备审批、签订合同，为备件入库提供依据。

3.采购计划审批。根据设定的采购计划审批流程，系统自动把需审批的采购计划放到审核人签核匣里，审批通过后自动进入采购计划分割;未能通过审核的备件采购计划需返回重新平衡、调整，另行申请批复。审批完毕后，采购人员据此签订合同实际采购。

4.库存使用情况。查询具体备件的数量和所处状态，包括在库量、保留量、在途量。当一单位急需备件而其他单位有保留备件时，计划人员可以在单位之间实现调拨，即将保留量转让。当某单位的申请量大于需要量，而其他单位不需要时，计划人员必须将其及时释放，以便下期申请计划能够利用库存。